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REGLAMENTO DE GOBIERNO

DE ENTIDADES SUPERVISADAS

POR SUGESE

 

DE

 

LATINOAMERICANA AGENCIA DE SEGUROS S.A.

 

2009

 

 

La Junta Directiva de Latinoamericana Agencia de Seguros Sociedad Anónima aprueba mediante Sesión Número tres de las quince horas, del día tres del mes de noviembre del año 2009, celebrada en su domicilio social ubicado en Alajuela centro, contiguo Escuela Ascensión, frente a Plaza Acosta el presento “REGLAMETO DE GOBIERNO”, el que se regirá por las siguientes cláusulas:

REGLAMENTO DE GOBIERNO
De Latinoamericana Agencia de Seguros Sociedad Anónima.

CAPÍTULO I. DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Objeto

El presente Reglamento se dicta con fundamento en los artículos 16 y 5, de las actas de Sesiones 787-2009 y 788-2009, del Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero, celebradas el 19 de junio del 2009, y en los artículos 25, 26 y 29 de la Ley Número 8653 Ley Reguladora del Mercado de Seguros; y tiene como fin establecer los órganos de gobierno que deben tener como mínimo las entidades supervisadas,, así como las políticas y procedimientos con el fin de asegurar la adopción de sanas prácticas de gobierno corporativo.

 

Artículo 2. Ámbito de aplicación
Las disposiciones establecidas en el presente Reglamento regulan las relaciones de Latinoamericana Agencia de Seguros Sociedad Anónima con otras o sus Sociedades, la creación y funcionamiento de los órganos y comités, los canales de ejecución de las directrices emanadas de la Junta Directiva.

Lo anterior tiene como fin el facilitar la coordinación de políticas, procedimientos y uso de recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos para alcanzar de manera más eficiente y controlada los objetivos institucionales de Latinoamericana Agencia de Seguros Sociedad Anónima.

 

Artículo 3. Definiciones:

a) Accionistas o socios: Personas físicas, personas jurídicas o entidades Cooperativas socias.

b) Agente de seguros: persona física acredita para ejercer funciones de venta de seguros.

c) Asegurado: persona física o jurídica que compre un seguro de una empresa aseguradora y/o reaseguradora a través de Latinoamericana Agencia de Seguros Sociedad Anónima.

d) Cliente: persona física o jurídica que requiere los servicios.

e) Entidad supervisada: Aquellas entidades bajo el ámbito de regulación del Consejo Nacional de Supervisión del Sistema Financiero (CONASSIF), la Superintendencia General de Entidades Financieras (SUGEF), la Superintendencia General de Valores (SUGEVAL), la Superintendencia de Pensiones (SUPEN) y la Superintendencia General de Seguros (SUGESE)

f) Ejecutivo: Cualquier persona física que, por su función, cargo o posición en una entidad, intervenga o tenga la posibilidad de intervenir en la toma de decisiones importantes dentro de la entidad.

g) Gobierno corporativo: Conjunto de políticas, normas y órganos internos mediante los cuales se dirige y controla la gestión de una entidad. Comprende las relaciones entre los accionistas o asociados, la Junta Directiva u órgano equivalente, ejecutivos, sus comités de apoyo, las unidades de control, la gerencia y las auditorías interna y externa.

h) LATINOAMERICANA S. A.: Latinoamericana Agencia de Seguros Sociedad Anónima.

Artículo 4. Código de Gobierno Corporativo

El presente Código de Gobierno Corporativo contendrá la estructura de gobierno que se ha establecido para la gestión del negocio, las políticas, el perfil de los directores, así como los mecanismos y medios de control para acreditar su cumplimiento. Este código y sus actualizaciones deben ser aprobados por la Junta Directiva y debe estar disponible en el sitio Web oficial de Latinoamericana Agencia de Seguros Sociedad Anónima.

La Junta Directiva debe mantener actualizado el Código y por lo menos una vez al año, revisarlo.

 

 

 

 

CAPÍTULO II. JUNTA DIRECTIVA U ÓRGANO EQUIVALENTE

Sección I. Integración e Idoneidad

Artículo 5. Integración de la Junta Directiva

La Junta Directiva de Latinoamericana Agencia de Seguros Sociedad Anónima, en adelante Latinoamericana S.A., estará formada por cuatro miembros propietarios nombrados por la Asamblea General Ordinaria de Accionistas según mecanismo establecido en el Código de Comercio y sus estatutos, por mayoría simple de votos. Y serán elegidos bajo el siguiente orden: Presidente, Secretario, Tesorero y Fiscal.

Los miembros propietarios serán nombrados por un periodo de cinco años y podrán ser reelectos.

La Junta Directiva de Latinoamericana S. A. estará integrada por tres miembros: un Presidente, un Secretario y un Tesorero. Además de un Fiscal quien tendrá a su cargo la vigilancia de la Sociedad.

La Junta Directiva sesionará bajo la coordinación del Presidente y en ausencia de éste, del Secretario.

El quórum para las sesiones será como mínimo de dos Directores de los cuales uno debe ser el Presidente, o el Secretario; quienes deberán encontrarse presentes. Igual número e integración deberá respetarse para las deliberaciones y votaciones.

A las sesiones de las Juntas Directivas deberá asistir el respectivo Gerente General.

El Auditor Interno asistirá cuando su presencia sea requerida por la Junta Directiva, o bien cuando ellos lo estimen pertinente.

 

Artículo 6. Idoneidad

Para postularse y formar parte de la Junta Directiva se requiere:

a) Requerimientos mínimos de calificación, independencia y disponibilidad de tiempo para ejercer sus posiciones:

1. Ser ciudadano en ejercicio.

2- Ser persona de reconocida solvencia moral.

3- Contar con estudios y experiencia en Operaciones de Seguros, requisito que deberá ser satisfecho por al menos uno de los integrantes de la Junta Directiva.

4- Tener disponibilidad de tiempo para las sesiones ordinarias y extraordinarias, las cuales se establecen de la siguiente manera: se sesionará ordinariamente el primer lunes de cada mes, y extraordinariamente cuando las circunstancias lo requieran y por convocatoria expresa del Presidente, o el Gerente de Latinoamericana S.A.

5- Tener independencia de criterio.

b) Las incompatibilidades por posibles conflictos de intereses:

1- No podrán ser miembros de la Junta Directiva ni de los comités de apoyo el gerente general o ejecutivo de la entidad.

c) Prohibiciones a las que deben sujetarse

1. No podrán ser miembros ni postularse para la Junta Directiva quienes, en los últimos cinco años, tengan sentencia penal condenatoria por la comisión de un delito doloso.

2. Tampoco podrán ejercer ningún cargo en la Junta Directiva ni postularse quienes hayan sido, en los últimos cinco años, inhabilitado para ejercer un cargo de administración o dirección en entidades reguladas por la Superintendencia General de Entidades Financieras, la Superintendencia General de Valores, la Superintendencia de Pensiones o cualquier otro órgano similar de regulación o supervisión que se cree en el futuro.

 

d) Lineamientos para la formalidad y transparencia del proceso de propuesta y elección de directores:

Para ser nombrado como miembro propietario o suplente de la Junta Directiva, o como Fiscal de Latinoamericana S. A. los candidatos a cualquiera de los puestos a elegir deberán previo a ser elegidos presentar sus atestados, y será la Asamblea General de Accionistas quien evaluará a cada candidato y verificará el cumplimiento de los requisitos establecidos para cada puesto a elegir, establecidos en este Reglamento.

Además cada uno de los postulantes deberá presentar una Declaración Jurada autenticada por un Notario Público, a la Asamblea General Ordinaria de Socios, donde manifieste cumplir con cada uno de los requisitos establecidos, así como que no tiene impedimentos o prohibiciones para el ejercicio de las funciones.

Dicha información establecida en la Declaración Jurada será accesible a cada uno de los socios, para la votación en la Asamblea General Ordinaria de Socios.

El nombramiento de los directores es revocable por parte de la Junta Directiva. Sin perjuicio de lo anterior, cesará en sus funciones como miembro de la Junta Directiva de Latinoamericana S.A.:

a. El que se ausente del país por un período ininterrumpido de más de dos meses, sin autorización de la Junta Directiva.

b. El que sin causa justificada, deje de asistir a cuatro sesiones ordinarias consecutivas o a siete alternas.

c. El que por incapacidad mental no haya podido desempeñar sus funciones durante seis meses.

d. El que incurra en responsabilidad por actos u operaciones fraudulentas o ilegales contra Latinoamericana S.A., siempre que la correspondiente acción sea establecida por la autoridad judicial competente y al respecto se dicte sentencia firme.

En caso de que se dicte auto de apertura a juicio contra un director, éste será suspendido de sus funciones, hasta tanto no se dicte sentencia absolutoria en su favor.

f. El que renuncie a su cargo o sufra incapacidad legal. La renuncia deberá ser presentada ante la Junta Directiva.

Si un miembro de la Junta Directiva es cesado en sus funciones, deberá convocarse inmediatamente a Asamblea General Ordinaria, para el nombramiento del nuevo miembro de la Junta Directiva. Una vez nombrado el miembro sustituto entrará en funciones en ausencia definitiva del miembro de la Junta Directiva cesado, y deberá cumplir con las funciones del cargo hasta por el término que fue nombrado el miembro sustituido.

Artículo 7. Funciones

Sin perjuicio de las funciones y responsabilidades que asignan las leyes, reglamentos y otros órganos a las juntas directivas u órganos equivalentes, éstos deben cumplir en forma colegiada al menos con las siguientes funciones:

a) Establecer la visión, misión estratégica y valores de la entidad.
b) Supervisar la gerencia superior de la entidad y exigir explicaciones claras e información suficiente y oportuna, a efecto de formarse un juicio crítico de su actuación.
c) Nombrar a los miembros del Comité de Auditoría y demás comités de apoyo, cuando corresponda, necesarios para el cumplimiento eficiente de los objetivos asignados a dichos comités.
d) Analizar los informes que les remitan los comités de apoyo, los órganos supervisores y las auditorías interna y externa y tomar las decisiones que se consideren procedentes.
e) Designar a los auditores internos, de acuerdo con lo dispuesto en este Reglamento, las leyes y normativas propias. Asimismo designar la firma auditora externa o el profesional independiente, de conformidad con la propuesta previamente emitida por el Comité de Auditoría.
f) Conocer el plan anual de trabajo de la auditoría interna u órgano de control que aplique y solicitar la incorporación de los estudios que se consideren necesarios.
g) Aprobar el plan de continuidad de operaciones.
h) Solicitar a la auditoría interna u órgano de control que aplique los informes sobre temas específicos, en el ámbito de su competencia e independencia funcional y de criterio, que requieran los órganos supervisores.
i) Dar seguimiento a los informes de la auditoría interna u órgano de control que aplique relacionados con la atención, por parte de la administración, de las debilidades comunicadas por los órganos supervisores, auditores y demás entidades de fiscalización.
j) Aprobar las políticas establecidas en el presente Reglamento, dentro de ellas las necesarias para procurar la confiabilidad de la información financiera y un adecuado ambiente de control interno de la entidad supervisada, así como las políticas de los comités de apoyo.
k) Cumplir con sus funciones respecto a la información de los estados financieros y controles internos requeridos en el “Reglamento sobre auditores externos aplicable a los sujetos fiscalizados por la SUGEF, SUGEVAL, SUPEN y SUGESE”. Evaluar periódicamente sus propias prácticas de gobierno corporativo y ejecutar los cambios a medida que se hagan necesarios, lo cual debe quedar debidamente documentado.
l) Incluir o velar porque se incluya en el informe anual a la Asamblea General de Accionistas, los aspectos relevantes de los trabajos realizados por cada uno de los comités y la cantidad de reuniones que se celebraron durante el periodo por cada comité.
m) Mantener un registro actualizado de las políticas y decisiones acordadas en materia de gobierno corporativo.
n) Promover una comunicación oportuna y transparente con los órganos supervisores, sobre situaciones, eventos o problemas que afecten o pudieran afectar significativamente a la entidad.
ñ) Velar por el cumplimiento de las normas y por la gestión de los riesgos de ésta según los Reglamentos establecidos por al SUGESE.
o) Aprobar el informe anual de Gobierno Corporativo que se establece en este Reglamento.
p) Comunicar a la Asamblea General de Accionistas, el Código de Gobierno Corporativo adoptado, según lo dispuesto en el presente Reglamento.
q) Analizar los estados financieros trimestrales intermedios y aprobar los estados financieros auditados que se remitan a las superintendencias correspondientes.

 

Artículo 8. Verificación de la razonabilidad de la información financiera y los sistemas de control interno

La Junta Directiva es responsable de que la información financiera de la entidad sea razonable, en este sentido el Presidente debe rendir una declaración jurada, sobre su responsabilidad sobre los estados financieros y el control interno, para lo cual utilizará como guía el formato que se adjunta como anexo 2 a este Reglamento. Dicha declaración se presentará conjuntamente con los estados financieros auditados a la Superintendencia respectiva.

Artículo 9. Operación

Para cumplir adecuadamente con sus funciones y responsabilidades, la Junta Directiva debe reunirse con la frecuencia que le permita asegurar el seguimiento adecuado y permanente de los asuntos de la entidad, según lo establecido en la ley y en las disposiciones reglamentarias aprobadas.

La Junta Directiva sesionará ordinariamente el Primer lunes de cada mes, en las instalaciones de Latinoamericana S.A., ubicadas en Alajuela centro, contiguo Escuela Ascensión, frente a Plaza Acosta. Sin perjuicio que mediante acuerdo, se designe un lugar diferente a éste.

Las sesiones se realizarán a la hora que por común acuerdo establezca la Junta Directiva.

La Junta Directiva podrá sesionar extraordinariamente cuando las circunstancias lo requieran y por convocatoria expresa del Presidente, o el Gerente General de Latinoamericana S.A. La convocatoria puede ser escrita o verbal y debe informar la fecha, hora y lugar de la sesión, así como los asuntos a tratar.

La Junta Directiva sesionará bajo la coordinación del Presidente y en ausencia de éste, el Secretario. El quórum para las sesiones será de dos Directores de los cuales uno debe ser el Presidente, o el Secretario quienes deberán encontrarse presentes. Igual conformación del quórum deberá respetarse para las deliberaciones y votaciones; en caso de empate en las votaciones el miembro que preside la Junta Directiva y de mayor rango tendrá derecho a doble voto.

El Presidente de la Junta Directiva y la Gerencia General conjuntamente deberán elaborar un orden del día para cada sesión, procurando guardar la prioridad de los asuntos.

Dicho orden del día será distribuido antes de la sesión y podrá ser modificado por acuerdo simple al inicio de ésta, salvo el caso de las sesiones extraordinarias, cuyo orden del día no podrá ser variado.

El procedimiento para las votaciones se ajustará a lo siguiente:

  • Quien preside la sesión de la Junta Directiva dará un término prudencial de discusión del asunto e inmediatamente lo someterá a votación.
  • Solamente será válida la votación cuando exista el quórum de ley.
  • Las votaciones se harán públicamente levantando la mano. En el acta se hará constar los votos a favor, en contra o abstenciones, así como el razonamiento del voto si algún Director lo solicita.

 

Los acuerdos se tomarán por mayoría simple, salvo las excepciones que señale la ley, el Estatuto Social y este Reglamento.

Los suplentes entrarán en funciones en ausencia definitiva de un miembro de la Junta, en las condiciones establecidas en este Reglamento.

 

Sección III. Políticas de Gobierno y Conflicto de interés

Artículo 10. Políticas
La Junta Directiva de las entidades supervisadas debe aprobar políticas claras, exhaustivas y auditables para el gobierno de la entidad y la administración de los conflictos de intereses actuales y potenciales que se identifiquen por las actuaciones de la entidad, sus directores y empleados en las relaciones con los clientes, órganos reguladores, otras entidades vinculadas y otros sujetos con los que interactúa regularmente la entidad.

Artículo 11. Políticas de selección, retribución, calificación y capacitación

El objetivo de estas políticas consiste en la alineación de los intereses a largo plazo de la entidad con la selección y retribución de los miembros del órgano directivo, gerencias, agentes de seguros, miembros de comité de apoyo, auditor interno y demás empleados o funcionarios de la entidad.

  • Requisitos de calificación, conocimientos o experiencia en la selección.

 

Para la calificación y selección de cada uno de los miembros del órgano directivo, gerencias, agentes de seguros, miembros de comité de apoyo, auditor interno y demás empleados o funcionarios de la entidad, se tomará en cuenta el perfil establecido para cada uno de los puestos a ocupar. Perfil que deberá ser establecido previamente a la selección por el órgano competente según el puesto: Asamblea de Accionistas, Junta Directiva o Gerencia General. Y se dará prioridad a quienes cumplan con los conocimientos y experiencia necesarios para el desempeño de las funciones.
Para la calificación se requerirá del curriculum, donde se especifique las calidades personales del aspirante, sus conocimientos y su experiencia laboral; tendrá un mayor valor la experiencia laboral. Y serán seleccionados por el órgano que corresponde según el puesto, así: La selección para el órgano directivo le corresponderá a la Asamblea General Ordinaria de Socios, quienes tomarán en cuenta los requisitos establecidos en este Reglamento. La selección para Gerente General le corresponderá a la Junta Directiva, quienes tomarán en cuenta los requisitos establecidos en este Reglamento. La selección para agentes de seguros, miembros de comité de apoyo, auditor interno y demás empleados o funcionarios de la entidad, le corresponderá al Gerente General, quien deberá tomar en cuenta los requisitos establecidos en este Reglamento y en la normativa interna de Latinoamericana S.A.

 

  • Incompatibilidades y prohibiciones por posibles conflictos de intereses.


Además de las incompatibilidades por posibles conflictos de intereses, señalados en el artículo 6 inciso b) de este Reglamento. Para cualquier miembro del órgano directivo, gerencias, agentes de seguros, miembros de comité de apoyo, auditor interno y demás empleados o funcionarios de la entidad, son incompatibilidades y prohibiciones por posibles conflictos de intereses:

  • Prestar servicios similares a los que ha estado prestando a Latinoamericana S.A., en otro establecimiento similar, durante el período de vacaciones o de cualquier otro descanso remunerado; así como realizar trabajos que evidentemente signifiquen competencia para la empresa, después de cumplida la labor diaria.

 

  • Utilizar los activos de Latinoamericana S..A. en beneficio personal o de terceros.
  • Utilizar, difundir, publicar, sustraer o retener la información obtenida durante el curso de su labor en Latinoamericana S.A., tanto los documentos, los informes, los programas de computo, así como la información digital; siendo todos estos propiedad de Latinoamericana S.A.

 

  • Ocupar tiempo, dentro de la jornada que se le ha asignado en Latinoamericana S.A., para asuntos ajenos a las labores que les han sido encomendadas.

 

c) Planes de sucesión, al menos para directores, gerentes y agentes de seguros.

Además de lo establecido en el artículo 6, párrafo final de este Reglamento: de la sucesión de directores. Para efectos de la sucesión de gerentes y agentes de seguros serán aplicables los Requisitos de calificación, conocimientos o experiencia; y que serán aplicados por la Junta Directiva o el Gerente General según corresponda para el nombramiento.

d) Inducción y capacitación.

Corresponderá a los funcionarios colaborar con el proceso de Inducción de nuevos funcionarios(as), por un período de prueba no mayor de tres meses.
Según los requerimientos de la empresa y sus necesidades esta asumirá los costos necesarios para la capacitación de sus funcionarios.

e) Lineamientos sobre componentes de remuneración fijos.

Con fundamento en el Código de Trabajo y en la normativa salarial vigente de nuestro país, las categorías de trabajadores y los salarios base correspondientes, en ningún caso podrán ser inferiores a los mínimos establecidos por el Estado.

f) Lineamientos sobre componentes de remuneración variables y su relación con el desempeño de la persona o de la entidad.

La suma a percibir mensualmente por concepto de dietas de los miembros de la Junta Directiva, será establecida por los precios de la Corte Suprema de Justicia; y ajustable anualmente tomando como referencia el reajuste de precios que determina dicha Corte.

El monto mensual estipulado, será pagado en un sólo tracto, correspondiente a la sesión ordinaria. No podrá pagarse más de una sesión, sea ésta ordinaria o extraordinaria

No se pagaran dietas cuando:

  • El Director no asista a la Sesión.
  • Sin justificación previa, el Director llegare después de treinta minutos de iniciada la sesión o se retira de la misma antes de que finalice, sin previa autorización.

 

Falta integrar las COMISIONES y el pago de SERVICIOS PROFESIONALES.

g) Lineamientos para recibir remuneraciones, dádivas o cualquier otro tipo de compensación por parte del cliente o proveedor en razón del trabajo o servicio prestado o recibido por la entidad
Queda prohibido recibir gratificaciones de clientes o proveedores en efectivo o valores, como consecuencia del ejercicio de sus funciones.

h) Las normas éticas en las que se estipulen los principios y valores generales que rigen las actuaciones y las normas de comportamiento que se espera de todos los integrantes de la entidad, las cuales se deben revisar y actualizar periódicamente.

Las normas éticas en las que se estipulen los principios y valores generales que rigen las actuaciones, serán las siguientes:

Apertura al Cambio - Servicio al Cliente
Condición para asimilar la dinámica de cambios constantes en beneficio del desarrollo personal y empresarial de Latinoamericana S.A

Compromiso
Entrega que debe tener el funcionario en el desempeño de sus funciones, para satisfacer al cliente y beneficiar a Latinoamericana S.A

Confidencialidad

Garantizar confidencialidad con respecto a todos los hechos e informaciones de los cuales tenga conocimiento en el ejercicio o con motivo de su actividad.

Eficiencia

Brindar la prestación de servicios técnicos y administrativos en forma eficiente y oportuna por el personal, para satisfacer al cliente y beneficiar a Latinoamericana S.A.

 

Lealtad
Es asumir el compromiso de construir y defender a Latinoamericana S.A como propia. Conducir los negocios de conformidad con las más estrictas normas éticas, así como con claridad, precisión y abstenerse de utilizar artificios, prácticas manipuladoras o engañosas que, en cualquier forma, puedan inducir a error a las partes contratantes o al mercado de seguros, debiendo brindar al cliente la información necesaria y veraz.

Liderazgo
Carisma de atraer, motivar y convencer a los demás con el propósito de realizar metas comunes.

Mística
Sentimiento y vivencia que nos mueve a realizar el trabajo aportando lo mejor de nosotros para Latinoamericana S.A, los compañeros y los usuarios.

Solidaridad
La actitud y disposición permanente para colaborar en el trabajo con los compañeros y en la solución de problemas para el beneficio de Latinoamericana S.A y de los clientes.

Pertenencia
Identificación que cada empleado desarrolla, producto de la participación y motivación que le genere Latinoamericana S.A.

Respeto
Forma en que aceptamos las virtudes y limitaciones, tanto laborales como personales, de nuestros compañeros, así como de la empresa misma.
La empresa y sus funcionarios deberán conducir los actos de competencia, dentro de normas de corrección y buenos usos mercantiles definidos y aceptados en este sistema de mercado, evitando causar una amenaza de daño o un daño efectivo a los competidores.

Responsabilidad

Actuar con claro sentido del deber que le corresponde para el cumplimiento de los servicios hacia la Aseguradora o Reaseguradora a la que la Institución está adscrita, los clientes y asegurados.

Trabajo en Equipo
Disposición de aportar y recibir ideas para planificar y organizar el esfuerzo colectivo en el logro de metas comunes.

 

 

 

A continuación se listan un conjunto de actos comúnmente aceptados como: estilos de vida, costumbres, usos y actitudes sociales, que Latinoamericana S.A., quiere promover entre sus funcionarios(as).

  • Cuando se atienda a alguien no mostrarse somnoliento(a) ni aburrido.
  • Dar las gracias cada vez que se pueda y con sinceridad.
  • De nada sirven sonrisas o cortesía si el servicio no es lo que el cliente desea y espera.
  • Demostrar credibilidad, cumplir lo que ofrece.
  • Demostrar siempre ganas de ayudar.
  • Escuchar activamente.
  • Establecer empatía
  • Evitar la arrogancia y mantener la mente abierta.
  • Hablar en tono adecuado.
  • Hacer comparaciones positivas.
  • Hacer sentir a las personas que le están esperando como invitados.
  • Manejar las preguntas conforme se presenten.
  • Mantener un alto grado de formalidad y una apariencia impecable.
  • Mostrarse amigable al presentarse.
  • Mostrarse entusiasta con lo que hace y dice.
  • No llamar a nadie silbándole.
  • No tratar de adivinar qué quieren otras personas, pregunte y hágalo con cortesía.
  • No insultar la inteligencia de los clientes.
  • Proyectar sinceridad.
  • No atender agentes vendedores delante de un cliente.
  • Utilizar el nombre del cliente en algún momento durante la atención.
  • Establecer contacto visual. Mirar a los ojos.
  • Despedirse con una sonrisa y una frase de cortesía.
  • Si es interrumpido(a) cuando se atiende a un cliente, ofrecer una disculpa. Si el teléfono suena, se debe pedir al cliente permiso para contestar.
  • No distraerse con otra persona u otro trámite que no corresponda al cliente que se atiende.
  • Todo funcionario(a) debe estar identificado a través del medio que brinda la Institución (gafete, carné, entre otros.)

 

Artículo 12. Políticas sobre la relación con clientes

Las políticas de la relación con clientes (incluidos potenciales clientes) deben tener como objetivo asegurar un trato equitativo y un acceso transparente a la información sobre la entidad, tanto para clientes vinculados como para clientes no vinculados a la entidad, su grupo o conglomerado financiero. Al menos las políticas se deben referir a los siguientes aspectos:

 

 

  • Igualdad de trato a los clientes respecto al acceso a la información necesaria para que adopten sus decisiones.

 

La visión de excelencia en el servicio al cliente de Latinoamericana S.A. es que todos los(as) funcionarios(as) comprendan que deben exceder las expectativas que tiene el cliente del mismo. Porque una atención y un servicio excelente, es un requisito en el mercado actual y no una ventaja competitiva.

En consecuencia, todos(as) los(as) funcionarios(as) deben tener la actitud cortés de ayudar al cliente, como punto central de su actividad. Todos deben estar capacitados para dar atención y servicio excelente al cliente. Conocer sus necesidades y tratar de satisfacerlas de la mejor manera posible, teniendo en cuenta que el cliente interno es tan importante como el cliente externo.

Se debe:

  • Homogenizar la atención al cliente externo e interno.
  • Especializar más al personal y hacerlo más competitivo en el tema de Servicio al Cliente. Contar con la capacitación correspondiente, la cual deberá ser coordinada por Latinoamericana S. A.
  • Lograr que tanto clientes internos como externos reciban una excelente atención.
  • Motivar a los(as) funcionarios(as) para que valoren las relaciones con los clientes, las faciliten y actúen independientemente.
  • Asesorar claramente a todos los clientes externos o internos sobre las coberturas, condiciones y beneficios de los diferentes seguros que comercializa Latinoamericana S.A, así como la importancia de mantener los seguros actualizados.
  • Conducir su gestión con lealtad, claridad, precisión y abstenerse de artificios, prácticas manipuladoras o engañosas que, en cualquier forma, puedan inducir a error a los clientes, debiendo brindar en todo momento la información necesaria y veraz.

 

b) Revelación de las tarifas aplicables por los servicios que ha contratado el cliente a la entidad.

Para la revelación de las tarifas aplicables por los servicios contratados se requiere que el funcionario se prepare lo necesario, antes de ofrecer el servicio o el producto. Es muy importante que todo el personal de atención a clientes esté informado y conozca bien los productos y servicios que ofrece la Aseguradora y/o Reasegurado a la que Latinoamericana S.A está adscrita; su descripción, requisitos, tarifas y argumentos de venta, antes de ofrecérselos a los clientes. En esta etapa se requiere que los(a) funcionarios(a) conozcan los aspectos generales del Plan de Negocios y del Plan de Ventas, así como del catálogo de servicios o productos, del material impreso o literatura que exista y toda la información posible que le permita estar preparado para presentar los productos o servicios de una manera atractiva a los clientes y pueda contestar todas sus preguntas e inquietudes.

Para ello se requiere:

  • Conocimiento del cliente (adaptarse al tipo de cliente)

Está relacionado con el conocimiento del tipo de cliente y su estatus social, vanidad, emociones, sentimientos, necesidades, motivaciones e impulsores.

  • Conocimiento del servicio o producto:

Es imprescindible que el funcionario(a) conozca bien los servicios y productos que ofrece Latinoamericana S.A a sus clientes, su nombre, descripción, características, tarifas, beneficios tangibles, requisitos, fortalezas, debilidades, usos, mercados meta y la competencia del producto.

 

  • Información del producto:

Proporcionar materiales de publicidad y ventas que sean claros en cuanto a los objetivos y que sean honestos, y equitativos en cuanto al contenido

 

c) Lineamientos para la gestión cuando se encuentren en presencia de transacciones que puedan representar un posible conflicto de interés con el cliente.

Las transacciones que puedan representar un posible conflicto de interés con el cliente permiten evaluar la calidad del servicio, por lo tanto, es necesario facilitarlas y tener un sistema para sistematizarlas; deberá el funcionario estar en la capacidad de tratar de dársela.

Si la solución que le brinda el funcionario de la oficina aún no lo deja satisfecho, se deberá remitir al personal más capacitado para resolver el conflicto, en una tercera instancia al jefe inmediato o en última instancia a la Gerencia General.

Si se tiene que pasar el caso a otro compañero(a) o al Jefe o al Gerente, el funcionario deberá procurar explicarle todo el detalle a los entes encargados, porque es muy molesto para el cliente tener que explicar dos veces una situación tensa.

Es responsabilidad de Latinoamericana S.A proporcionar un manejo equitativo y expedito de las quejas y disputas del cliente; y mantener un sistema de supervisión en la resolución de conflictos.

d) Suministro de información correcta y oportuna al cliente sobre las transacciones que haya realizado.

En el mercadeo de seguros prolifera gran cantidad de productos muy parecidos, lo que de alguna manera puede confundir a los clientes, por ello, Latinoamericana S.A . en el proceso y búsqueda de factores que permitan diferenciar a una entidad con respecto a otra, mediante diversos tipos de ventajas, implementará las siguientes políticas:

  • La personalización e individualización del cliente, a través del diálogo personalizado y una atención esmerada con procesos de calidad.
  • La mejora en los tiempos de respuesta.
  • La creación de paquetes (venta cruzada) a la medida de cada segmento o subconjunto homogéneo de clientes, e incluso de clientes particulares.
  • La claridad y simpleza en las palabras que se utilicen para proporcionar la información al cliente es indispensable para que este entienda la información que se le está proporcionando.
  • Conducir la gestión solicitada por el cliente con lealtad, claridad, precisión y abstenerse de artificios, prácticas manipuladoras o engañosas que, en cualquier forma, puedan inducir a error al cliente asegurado, debiendo brindar en todo momento al cliente la información necesaria y veraz.
  • Deberá privar antes que los propios intereses de la Latinoamericana S.A, aquellos que de la mejor forma cumplan los de los clientes y asegurados.

 

Además, Latinoamericana S.A en calidad de entidad intermediaria deberá informar al consumidor acerca de las empresas que conforman su red de proveedores de servicios auxiliares para las prestaciones por contratar. En el momento de requerir los servicios, el consumidor escogerá libremente entre los distintos proveedores que conformen la red.

 

e) Confidencialidad de la información de los clientes e impedimentos para el uso de esta información para beneficio de terceros.

Como parte de las políticas de Latinoamericana S.A será prohibido utilizar, difundir, publicar, sustraer o retener la información obtenida durante el curso de la labor de los funcionarios de Latinoamericana S.A tanto de los documentos, de los informes, de los programas de computo, así como de la información digital; siendo todos estos propiedad de Latinoamericana S.A Y la violación a dicha confidencialidad de la información acarreará a los funcionarios las sanciones a nivel de la Institución, así como las responsabilidades legales del caso.

La información de carácter confidencial que el consumidor brinde a la entidad intermediaria o al proveedor de servicios auxiliares, en relación con un contrato de seguros, deberá tratarse como tal. El uso no autorizado de la información, que provoque algún daño o perjuicio al consumidor, deberá ser resarcido por el responsable, sin perjuicio de cualquier otra acción legal que corresponda.

f) Atención al cliente en cuanto a reclamos y consultas.

Los reclamos y consultas que no puedan resolverse a nivel de los funcionarios se remitieran a la Gerencia General. El cliente podrá presentar sus reclamos y consultas por escrito al Gerente General, quien los resolverá dentro de los cinco días siguientes hábiles y en la misma forma. Los asuntos urgentes pueden gestionarse oralmente y deben, entonces, resolverse del mismo modo y de inmediato.

g) Lineamientos para dar cumplimiento a las disposiciones establecidas para la atención de clientes, en las leyes específicas o disposiciones reglamentarias que las regulen.

La Gerencia General implementará las Normas Eticas establecidas en el artículo 11 inciso h) de este Reglamento a sus funcionarios, para mejorar la capacidad de los mismos en Atención y Servicio al Cliente, y así facilitar su evaluación. Dichas Normas tienen como fin desarrollar una cultura organizacional de relaciones internas de mayor calidad, que como resultado, creará un mejor ambiente de trabajo y una mayor satisfacción en los(as) funcionarios(as). Y deberá servir de guía y recordatorio del comportamiento esperado de todos(as) los(as) funcionarios(as), como una herramienta útil y de fácil lectura, que ayude a los(as) funcionarios(as) a aprender conocimientos teórico-prácticos de una manera activa.

Estas Normas Eticas sirven como modelo de Atención y Servicio al Cliente y tiene como propósito:

  • Desarrollar un documento comprensivo y de fácil acceso para la consulta de los(as) funcionarios(as), de tal manera que les permita conocer las formas de cómo manejar cada relación con el cliente y a la vez les permita desarrollar una actitud positiva y triunfadora.
  • Homogenizar la atención al cliente externo e interno.
  • Colaborar con el proceso de Inducción de nuevos funcionarios(as) en la Cultura de Atención y Servicio al Cliente
  • Capacitar, facilitar el apoyo y mejorar las relaciones humanas de los(as) funcionarios(as).
  • Especializar más al personal y hacerlo más competitivo en el tema de Servicio al Cliente.
  • Lograr que tanto clientes internos como externos reciban una excelente atención.
  • Motivar a los(as) funcionarios(as) para que valoren las relaciones con los clientes, las faciliten y actúen independientemente.
  • Facilitar la evaluación del servicio al cliente y la comprensión de la importancia de éste

 

Artículo 13. Políticas sobre la relación con proveedores

Las políticas sobre la relación con proveedores deben tener como objetivo que las contrataciones obedezcan a las necesidades de la entidad, y de los productos o servicios que ofrece, en las mejores condiciones de mercado. Estas políticas deben considerar al menos los siguientes aspectos:

a) Criterios y condiciones generales de contratación.

Cuando se considere necesario promover la contratación de bienes y servicios, la Gerencia General informará en forma razonada y viable contablemente a la Junta Directiva de dicha contratación. La Junta Directiva, previa verificación de la existencia de contenido presupuestario y en la forma en que la Junta Directiva determine deba cargarse el presupuesto, autorizará el inicio del procedimiento de contratación, que estará a cargo y se regirá por el órgano y la normativa que la Junta Directiva indique. De los diversos oferentes debidamente seleccionados por el órgano encargado de la contratación, la Junta Directiva será la que adjudicará.

b) Lineamientos para garantizar la confidencialidad de la información de la entidad.

Todos los funcionarios que intervengan en cualquier etapa del proceso de nombramiento de contratación de servicios o productos, deberán guardar la más estricta confidencialidad respecto de los asuntos que conozcan con motivo de su participación en el proceso de nombramiento.

Lo anterior no los exime de su obligación de denunciar ante las autoridades administrativas y judiciales competentes, cualquier irregularidad que observen en el curso del proceso de concurso o en las ofertas que hayan sido debidamente recibidas.

Los documentos que los participantes en el concurso de contratación hubieren aportado a requerimiento de Latinoamericana S.A así como cualquier prueba que hubieren rendido y sus resultados, serán propiedad de Latinoamericana S.A

c)Lineamientos para la gestión cuando se encuentren en presencia de negocios que puedan representar un posible conflicto de interés con la entidad o con los productos que administra.

Como requisito para la aprobación de la contratación de bienes y servicios, toda oferta contará con los lineamientos necesarios para gestionar la rescisión del contrato por un posible conflicto de interés con la entidad o con los productos que administra.- Corresponderá a la Gerencia General hacer la advertencia del conflicto a la Junta Directiva, quien previo estudio determinará la rescisión de la contratación, bajo los lineamientos establecidos en la contratación misma.

Artículo 14. Políticas sobre las relaciones intragrupo

Las políticas sobre las relaciones entre entidades del grupo o conglomerado de seguros deben procurar que la labor coordinada entre éstas o sus áreas de negocio no se haga en detrimento de la transparencia, la adecuada formación de precios, la debida competencia y el beneficio de los clientes. Deben considerarse al menos los siguientes aspectos:

 

 

 

a) Aplicación de los criterios o metodologías para pactar los precios de los servicios que se suministren o precios de las transacciones que se celebren, en términos razonables de mercado atendiendo a las características, volumen y demás circunstancias relevantes que tendría en cuenta una persona o empresa no vinculada a la entidad en un régimen de libre competencia.

Estando autorizado Latinoamericana S.A única y exclusivamente para la venta de una o varias pólizas de seguros, incluidas la promoción y publicidad de seguros de cualquier tipo y por cualquier medio de comunicación o difusión, para el otorgamiento de información específica o concreta en relación con un aseguramiento en particular, para las presentaciones generales o convocatorias a esas presentaciones sobre entidades aseguradoras y los servicios o productos que estas proveen, así como para la intermediación de seguros; no así para la oferta pública de seguros; corresponderá exclusivamente al ente Asegurador o Reasegurados como entidad autorizada establecer los precios, según la Ley número 8653 Ley Reguladora de Mercado de Valores. Y serán de acatamiento obligatorio en cuanto a precios los establecidos por la entidad Aseguradora o Reasegura a la que Latinoamericana S.A esté adscrita.

b) Lineamientos para garantizar la confidencialidad de la información de la entidad.

Todos los funcionarios deberán guardar la más estricta confidencialidad respecto de los asuntos que conozcan con motivo de su labor o participación en Latinoamericana S.A

Los documentos que se hubieren aportado o requerido por Latinoamericana S.A, así como cualquier prueba que hubieren rendido y sus resultados, serán propiedad de Latinoamericana S.A , y que prohibido su divulgación.

c) Lineamientos para la gestión cuando se encuentren en presencia de negocios que puedan representar un posible conflicto de interés entre las áreas de negocio de la entidad, las empresas de su grupo, o los productos que administra.

Corresponderá a la Junta Directiva como órgano encargado de supervisar a la Gerencia General y teniendo la capacidad de exigir explicaciones claras e información suficiente y oportuna, a efecto de formarse un juicio crítico de la actuación de la empresa, detectar los posibles conflictos de interés entre las áreas de negocio de la entidad, las empresas de su grupo, o los productos que administra, según se trate. Detectado el conflicto deberá solicitar una valoración estratégica financiera y contable del mismo, así como una posible solución a la Gerencia General y al Comité de Auditoría. Una vez presentados los informes a la Junta Directiva esta deberá adoptar las medidas necesarias para resolver el conflicto.

Cuando el conflicto de interés surgiere a raíz de lineamientos emitidos por al entidad a la que Latinoamericana S.A está supeditada, (entidad autorizada para la intermediación de seguros); en el caso eventual de la presencia de negocios que puedan representar un posible conflicto de interés entre las áreas de negocio de la entidad, las empresas de su grupo, o los productos que administra, deberá al Junta Directiva de Latinoamericana S.A notificar a la entidad supervisora un informe justificando los conflictos existentes, entre Latinoamericana S.A . y los lineamientos de la entidad a la que esté supeditada. Y según los lineamientos la Junta Directiva determinará las medidas a seguir para resolver el conflicto.

Artículo 15. Política sobre el trato con los accionistas, asociados o similares

Las políticas sobre la relación con accionistas, asociados o similares, además de lo que se disponga en los estatutos o normativa aplicable, deben tener como objetivo asegurar un trato equitativo y un acceso transparente a la información sobre la entidad. Al menos las políticas se deben referir a los siguientes aspectos:

a) Lineamientos para el acceso a la información de la entidad y participación de los accionistas, asociados o similares.

Anualmente, en la Asamblea General Ordinaria de Socios celebrada como mínimo una vez al año, se da a conocer por parte de los siguientes órganos: de la Junta Directiva, del Area Contable y de la Fiscalía, un informe de los logros y de la situación de la empresa; informes que serán entregados a cada uno de los socios para su conocimiento y para su debida discusión.

Y cuando se requiera informar a los socios de una situación determinada se convocará a Asamblea General Ordinaria o Extraordinaria de Socios según se requiera, convocatoria que contendrá el día, hora, fecha y lugar de reunión, así como los asuntos a tratar.

Los informes publicados anualmente así como la Contabilidad de la empresa estará a disposición de los socios, cuando estos lo requieran, en las oficinas de Latinoamericana S.A

b) Administración de los conflictos de intereses en la aprobación de transacciones que afecten a la entidad, grupo o conglomerado.

Todas las transacciones que de alguna manera afecten a la entidad, o que impliquen una modificación al estatus de la empresa deberán ser aprobados por la Asamblea General Ordinaria o Extraordinaria de Socios según se requiera, quienes serán convocados según el mecanismo establecido en los estatutos, para la debida votación y aprobación de dichas transacciones.

Las transacciones de operatividad o de estrategia de mercado serán aprobadas por la Junta Directiva, sin que con su aprobación implique conflictos de interés.

Artículo 16. Política de revelación y acceso a la información

Estas políticas tienen como objetivo establecer una estructura que fomente la transparencia y la confiabilidad en el suministro y acceso a la información, tanto para los clientes de la entidad, como para accionistas, órganos reguladores y público en general. A lo interno de la entidad, estas políticas deben permitir a los miembros del órgano directivo, gerencias, ejecutivos, miembros de comité de apoyo, y demás empleados o funcionarios, el suministro de la información necesaria para el adecuado desempeño de sus funciones.

a) Lineamientos para asegurar que la información que genera y difunde la entidad sea oportuna, comprensible, relevante, accesible, suficiente, veraz, comparable y consistente.
Deberá contarse con sistemas de información que permitan a la administración activa tener una gestión documental institucional, entendiendo esta como el conjunto de actividades realizadas con el fin de controlar, almacenar y, posteriormente, recuperar de modo adecuado la información producida o recibida en la organización, en el desarrollo de sus actividades, con el fin de prevenir cualquier desvío en los objetivos trazados. Dicha gestión documental deberá estar estrechamente relacionada con la gestión de la información, en la que deberán contemplarse las bases de datos corporativas y las demás aplicaciones informáticas, las cuales se constituyen en importantes fuentes de la información registrada.
En cuanto a la información y comunicación, serán deberes del jerarca y de los titulares subordinados, como responsables del buen funcionamiento del sistema de información, entre otros, los siguientes:
a) Contar con procesos que permitan identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna; asimismo, que la información sea comunicada a la administración activa que la necesite, en la forma y dentro del plazo requerido para el cumplimiento adecuado de sus responsabilidades, incluidas las de control interno.
b) Armonizar los sistemas de información con los objetivos institucionales y verificar que sean adecuados para el cuido y manejo eficientes de los recursos económicos.
c) Establecer las políticas, los procedimientos y recursos para disponer de un archivo institucional.

  1. Difusión de información sobre las características de los productos y servicios que la entidad ofrezca.

Toda la información que el cliente tenga sobre Latinoamericana S.A , antes de entrar directamente en contacto con la empresa, impacta su percepción del servicio. De ahí la importancia de mantenerle permanentemente informado a través de la comunicación integrada de mercadeo, lo que incluye publicidad. Algunos factores que intervienen son:

  1. Lo que se diga Latinoamericana S.A
  2. La imagen de Latinoamericana S.A
  3. La publicidad.
  4. El sitio en Internet.
  5. La información que circula de boca a boca o correo de voz.
  6. El contacto con funcionarios(as) y la información que suministran.
  7. La atención telefónica de los clientes que llaman pidiendo información.
  8. Los folletos y la literatura en general.

 

Lo anterior hace necesario contar con material impreso con explicaciones de los productos y servicios. Se debe:

  1. Tener suficiente literatura disponible sobre Latinoamericana S.A y sus productos.
  2. Debe estar accesible a los clientes, en dispensadores de autoservicio.
  3. Aunque puede ser un simple panfleto, plegadizo o no, tiene que ser de calidad y a colores.
  4. La literatura es una herramienta de mercadeo.

 

c) Difusión de información financiera de la entidad, y de los productos que administra, de acuerdo con lo dispuesto en el marco legal.

La difusión de la información financiera de la entidad y de los productos se hará trimestralmente para la Junta Directiva y anualmente, al cierre fiscal de la empresa, para los socios, mediante publicación a los socios de un informe Contable y de los Estados auditados realizados por una empresa auditora externa. Donde esta última emita un informe de la situación financiera.

d) Lineamientos para la administración de información confidencial y la limitación al uso indebido de información de carácter no público.

Según los lineamientos establecidos en este Reglamento toda información pertenece a Latinoamericana S.A, y ello implica la obligatoriedad de los funcionarios de considerar como confidencial toda la información existente, para lo cual les está prohibido la divulgación, utilización, publicación, sustracción o retención la información obtenida durante el curso de su labor como funcionario de Latinoamericana S.A, tanto de los documentos, de los informes, de los programas de computo, así como de la información digital.

Artículo 17. Política de rotación

La política de rotación de los miembros de la Junta Directiva u órgano equivalente se hará de conformidad con el artículo 6 párrafo final de este Reglamento.

Y conforme a esta rotación de miembros de Junta Directiva, así se establece e implementan políticas de rotación para los miembros de los Comités, tanto internos como independientes.

Artículo 18. Seguimiento de las Políticas de Gobierno Corporativo

El incumplimiento de las políticas planteadas en este Código de Gobierno Corporativo para los miembros del órgano directivo, gerencias, ejecutivos, miembros de comité de apoyo, y demás empleados o funcionarios, van desde una sanción administrativa hasta el cese de las funciones, así:

Será objeto de una sanción administrativa que va desde tres días de suspensión hasta ocho días de suspensión, según la gravedad del acto: quien no cumpla con las normas establecidas para la atención al cliente, la ética de la empresa, trato con los accionistas.

Será objeto de cese de sus funciones definitivo: quien no cumpla con las normas establecidas para la confidencialidad de la información, con los requisitos y funciones de los miembros del órgano directivo, gerencias, ejecutivos, miembros de comité de apoyo, y demás empleados o funcionarios.

Dichas medidas sancionatorias deberán ser aplicadas por la Junta Directiva o la Gerencia General según sea el caso y según la gravedad.

 

Sección IV. Informe Anual de Gobierno Corporativo

 

Artículo 19. Informe anual de gobierno corporativo

La Junta Directiva debe aprobar, remitir y publicar, por los medios que disponga el superintendente respectivo, el informe anual de gobierno corporativo con corte al 31 de diciembre. Dicho informe es de carácter público y deberá enviarse como máximo el último día hábil de marzo de cada año. El contenido mínimo del informe se establece en el Anexo 1 de este Reglamento.

 

CAPÍTULO III. OTROS ÓRGANOS DE GOBIERNO

Sección I. Gerencia General

Artículo 20. Gerencia General

La Gerencia General debe desarrollar sus funciones acorde con los lineamientos del Código de Gobierno Corporativo aprobado. Además, debe establecer e implementar los controles internos y tomar las decisiones para que en la organización se acate lo dispuesto en dicho Código.

La Gerencia General, al igual que la Junta Directiva, son responsables de que la información financiera de la entidad sea razonable, para lo cual deben establecer los sistemas de control interno necesarios para obtener información financiera confiable y procurar un adecuado ambiente de control interno. El Gerente General debe rendir una declaración jurada, respecto de su responsabilidad sobre los estados financieros y el control interno, para lo cual utilizarán como guía el formato que se adjunta como anexo 3 a este Reglamento. Dicha declaración se debe presentar conjuntamente con los estados financieros auditados a la Superintendencia respectiva.

La Gerencia General será ejercida por el Gerente General de Latinoamericana S.A y tendrá las siguientes atribuciones y deberes:

  1. Asistir con derecho a voz a las sesiones de las Junta Directiva.
  2. Elaborar y coordinar los Planes Anuales Operativos y las propuestas de Planes Estratégicos de Latinoamericana S.A. antes de la presentación de los mismos a la respectiva Junta Directiva.
  3. Conocer y avalar el Presupuesto de Latinoamericana S.A antes de la presentación de los mismos a la respectiva Junta Directiva.
  4. Organizar, dirigir y coordinar los recursos humanos, técnicos y económicos asignados a su cargo de Latinoamericana S.A, logrando una óptima utilización de los mismos, para asegurar el adecuado cumplimiento del plan de negocios.
  5. Confeccionar junto con el Presidente de la Junta Directiva los puntos de agenda a tratar en las sesiones.
  6. Presentar a la Junta Directiva los resultados obtenidos en las metas.
  7. Ejecutar, controlar y evaluar las metas del plan de negocios y tomar las medidas correctivas para su cumplimiento.
  8. Formular el presupuesto de ingresos, gastos e inversión de Latinoamericana S.A una vez aprobado por la Junta Directiva General.
  9. Establecer las medidas de control interno que aseguren una adecuada administración del riesgo operativo, así como llevar a cabo las autoevaluaciones de control interno.

Sección II. Comité de Auditoría

Artículo 21. Integración del Comité de Auditoría

La Junta Directiva debe integrar un Comité de Auditoría, como órgano de apoyo para el control y seguimiento de las políticas, procedimientos y controles que se establezcan.

El Comité de Auditoría es un cuerpo colegiado integrado por un mínimo de dos directores de la Junta Directiva y por el fiscal de dicho órgano. Adicionalmente, el Comité puede contar con miembros externos a la organización.

Para el ejercicio de sus funciones, el Comité de Auditoría debe contar al menos con un miembro especializado en el área financiero-contable, que posea como mínimo un grado académico en administración de negocios o contaduría pública y experiencia mínima de cinco años en labores afines y quien podrá ser un miembro externo a la organización.

Las personas que integren este comité son responsables de cumplir a cabalidad las funciones encomendadas por la Junta Directiva. Esto permite a la entidad contar con un enfoque sistemático para evaluar y mejorar la eficiencia de los sistemas de administración de riesgos, control y procesos de gobernabilidad.

Debe gozar de independencia funcional y de criterio. Debe contar con los recursos y autoridad

Artículo 22. Funciones del Comité de Auditoría

Sin perjuicio de las funciones y responsabilidades que les asignan las leyes y otros reglamentos a los Comités de Auditoría de las entidades supervisadas, éstos deben cumplir en forma colegiada al menos con las siguientes funciones:

a) Propiciar la comunicación entre los miembros de la Junta Directiva, el gerente general, la auditoría interna, la auditoría externa y los entes supervisores.
b) Conocer y analizar los resultados de las evaluaciones de la efectividad y confiabilidad de los sistemas de información y procedimientos de control interno.
c) Cuando exista la función de auditoría interna, proponer a la Junta Directiva u órgano equivalente los candidatos para auditor interno, excepto las entidades supervisadas que se rigen por lo dispuesto en la Ley General de Control Interno, Ley 8292.
d) Dar seguimiento al cumplimiento del programa anual de trabajo de la auditoría Interna u órgano de control que aplique.
e) Proponer a la Junta Directiva la designación de la firma auditora o el profesional independiente y las condiciones de contratación, una vez verificado el cumplimiento por parte de estos de los requisitos establecidos en el “Reglamento sobre auditores externos aplicable a los sujetos fiscalizados por la SUGEF, SUGEVAL, SUPEN y SUGESE”.
f) Revisar la información financiera anual y trimestral antes de su remisión a la Junta Directiva, poniendo énfasis en cambios contables, estimaciones contables, ajustes importantes como resultado del proceso de auditoría, evaluación de la continuidad del negocio y el cumplimiento de leyes y regulaciones vigentes que afecten a la entidad.
g) Revisar y trasladar a la Junta Directiva, los estados financieros anuales auditados, el informe del auditor externo, los informes complementarios y la carta de gerencia.
h) En caso de que no se realicen los ajustes propuestos en los estados financieros auditados por el auditor externo, trasladar a la Junta Directiva u órgano equivalente un informe sobre las razones y fundamentos para no realizar tales ajustes. Este informe debe remitirse conjuntamente con los estados financieros auditados, asimismo debe presentarse firmado por el contador general y el gerente general o representante legal.
i) Dar seguimiento a la implementación de las acciones correctivas que formulen el auditor externo, el auditor interno y la Superintendencia correspondiente.
j) Proponer a la Junta Directiva el procedimiento de revisión y aprobación de los estados financieros internos y auditados, desde su origen hasta la aprobación por parte de los miembros del respectivo cuerpo colegiado.
k) Velar porque se cumpla el procedimiento de aprobación de estados financieros internos y auditados.
l) Evitar los conflictos de interés que pudiesen presentarse con el profesional o la firma de contadores públicos que se desempeñan como auditores externos al contratarles para que realicen otros servicios para la empresa.
m) Además de los informes particulares que se requieran para dar cumplimiento a las funciones aquí señaladas, el Comité de Auditoría debe rendir un reporte semestral sobre sus actividades a la Junta Directiva u órgano equivalente.

 

Sección III. Comités de Apoyo

Artículo 23. Comités de Apoyo

La Junta Directiva o la Gerencia General, según corresponda, de las entidades supervisadas debe establecer los Comités de Apoyo que se requieran para la ejecución de las operaciones de la entidad, la observancia de las normativas aplicables y el ejercicio de las normas, para lo cual debe dejarse constancia sobre su creación y sujeción a las disposiciones corporativas en las actas de la Junta Directiva de la entidad supervisada.

Es de observancia obligatoria por parte de la Junta Directiva o la Gerencia General, la integración del Comité de Cumplimiento como órgano de apoyo y vigilancia al Oficial de Cumplimiento. La integración, funciones y operación de este Comité y del Oficial de Cumplimiento se regirá por lo dispuesto en la Normativa para el Cumplimiento de la “Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo” Ley 8204.

Crease el Comité el Comité de Cumplimiento.

 

Artículo 24. Idoneidad de miembros de Comités de Apoyo

Los miembros de los comités de apoyo deben contar con el conocimiento o experiencia de acuerdo con la normativa especial aplicable y con los requisitos aprobados por la Junta Directiva. Si un miembro no cumple con los requisitos de idoneidad exigidos en la normativa vigente o en las políticas internas de la entidad, se debe proceder con su sustitución, según los lineamientos establecidos por la entidad.

 

Sección IV. Reglamentos Internos y Libros de Actas

Artículo 25. Reglamentos internos y libros de actas

El Comité de Auditoría y cada comité de apoyo debe elaborar una propuesta de su reglamento de trabajo, el cual debe contener al menos las políticas y procedimientos para el cumplimiento de sus funciones, para la selección de los miembros del comité, esquema de votación, periodicidad de sus reuniones y los informes que se remitan a la Junta Directiva o Gerencia General, según corresponda.

Dicha propuesta se debe adecuar a las disposiciones establecidas en el marco jurídico que le resulte aplicable y en este Reglamento. Los reglamentos y sus modificaciones deben ser aprobados por la autoridad competente de conformidad con la estructura de la entidad, y estar a disposición de la Superintendencia correspondiente.

Los comités de apoyo deben reunirse con la periodicidad definida en su reglamento interno. En el caso del Comité de Auditoría las reuniones deben ser al menos cada tres meses, en las cuales pueden participar sin derecho a voto, el gerente general, el auditor interno, y los funcionarios que el Comité de Auditoría considere necesarios, así como el auditor externo cuando así lo requiera dicho comité.

Los acuerdos adoptados en las reuniones del Comité de Auditoría y demás comités de apoyo deben constar en un Libro de Actas, el cual debe estar a disposición del órgano supervisor correspondiente. Este libro debe ser llevado en forma electrónica u otros medios, de acuerdo con las disposiciones que emita el órgano supervisor. En el caso de las entidades integrantes de la Hacienda Pública que estén sujetas a la supervisión de la SUGEF, la SUGEVAL, la SUPEN y la SUGESE, el Libro de Actas del Comité de Auditoría debe adicionalmente cumplir con la normativa aplicable emitida por la Contraloría General de la República.

 

CAPÍTULO IV. AUDITORÍA INTERNA

Artículo 26. Auditoría interna
Las entidades supervisadas deben contar con un órgano de control, en el caso de Latinoamericana S.A con un funcionario, encargado de revisar y analizar en forma objetiva la ejecución de las operaciones de la organización. Esto permite a la entidad contar con un enfoque sistemático para evaluar y mejorar la eficiencia de los sistemas de administración de riesgos, control y procesos de gobernabilidad.

Debe gozar de independencia funcional y de criterio. Debe contar con los recursos y autoridad necesaria para el cumplimiento de sus funciones y debe actuar observando los principios de diligencia, lealtad y reserva.

Artículo 27. Funciones
En el desempeño de sus funciones, sin perjuicio de obligaciones que se deriven de otra normativa, la auditoría interna, debe al menos considerar lo siguiente:

  1. Desarrollar y ejecutar un plan anual de trabajo con base en los objetivos y riesgos de la entidad y de acuerdo con las políticas implementadas por la Junta Directiva.
  2. Establecer políticas y procedimientos para guiar la actividad de la auditoría interna.
  3. Informar periódicamente a la Junta Directiva sobre el cumplimiento del plan anual de auditoría.
  4. Informar a la Junta Directiva sobre el estado de los hallazgos comunicados a la administración.
  5. Refrendar la información financiera trimestral que la entidad supervisada remita al órgano supervisor correspondiente.
  6. Evaluar la suficiencia y validez de los sistemas de control interno implementados que involucran las transacciones relevantes de la entidad, acatando las normas y procedimientos de aceptación general y regulaciones específicas que rigen a esta área.
  7. Evaluar el cumplimiento del marco legal y normativo vigente aplicable a la entidad.
  8. Mantener a disposición del órgano supervisor correspondiente, los informes y papeles de trabajo preparados sobre todos los estudios realizados.
  9. Evaluar el cumplimiento de los procedimientos y políticas para la identificación de, al menos, los riesgos de crédito, legal, liquidez, mercado, operativo y reputación.
  10. Evaluar la idoneidad, suficiencia y cumplimiento de los procedimientos y políticas de las principales operaciones en función de los riesgos indicados en el literal anterior, incluyendo las transacciones que por su naturaleza se presentan fuera de balance, así como presentar las recomendaciones de mejora, cuando corresponda.

 

CAPÍTULO V. DISPOSICIONES FINALES

Artículo 28. Sanciones

El no envío de información exigido en este Reglamento dentro de los plazos establecidos, será sancionado según el marco legal que rige para cada una de las entidades supervisadas.

ANEXO 1
INFORME ANUAL DE GOBIERNO CORPORATIVO

I. Encabezado
En la página inicial del informe se debe incluir:
a) Título “Informe Anual de Gobierno Corporativo”.
b) Nombre de la entidad. En el caso de que el informe se prepare para un grupo o conglomerado se debe indicar el nombre de cada una de las empresas que abarca el informe.
c) Periodo o año del informe.
d) Fecha de elaboración.

II. Junta Directiva u órgano equivalente
a) Cantidad de miembros previstos en los estatutos.
b) Información de los miembros de la Junta Directiva u órgano equivalente, según el siguiente detalle:

Nombre y número de identificación del director

Cargo en la Junta Directiva u órgano equivalente

Fecha de último nombramiento

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Nombre y Número de identificación miembros independientes

 

 

 

 

 

 

c) Indique las variaciones que se hayan producido en el periodo, según el siguiente detalle:

Nombramientos

Nombre y número de identificación del director

Fecha de nombramiento

 

 

 

 

Retiros

Nombre y número de identificación del director

Fecha de Retiro

 

 

 

 

d) Indique, en los casos en que aplique, si los miembros de la Junta Directiva u órgano equivalente asumen cargos de administración o directivos en otras entidades que formen parte del mismo grupo vinculado:

Nombre y número de identificación del director

Nombre de la entidad

Cargo

 

 

 

 

 

 

e) Indique la cantidad de sesiones que realizó la Junta Directiva u órgano equivalente durante el periodo.
f) Indique la existencia de las políticas sobre conflicto de interés, el lugar en que están disponibles para su consulta, y las modificaciones que se hayan realizado durante el periodo.
g) Realice una descripción de las políticas para la remuneración de los miembros de la Junta Directiva u órgano equivalente que se hayan aprobado.
h) Si la entidad ha dispuesto voluntariamente una política interna sobre rotación, realice una descripción de las políticas sobre rotación de los miembros de la Junta Directiva u órgano equivalente.

III. Comités de apoyo
a) Indique los comités de apoyo con que cuenta la entidad en donde se incluya al menos la siguiente información:

i. Nombre del comité.
ii. Cantidad de miembros.
iii. Cantidad de miembros independientes, en los casos en que aplique.
iv. Detalle de sus funciones o responsabilidades.
v. Descripción de los aspectos de mayor relevancia tratados en los comités durante el periodo que abarque el informe.

b) Información de los miembros de cada uno de los comités de apoyo, según el siguiente detalle:

COMITÉ DE _______________

Nombre y número de identificación del miembro

Cargo

Fecha de último nombramiento

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Nombre y número de identificación miembros independientes

 

 

 

 

 

 

c) Realice una descripción de las políticas para la selección, nombramiento y destitución de los miembros de los comités de apoyo.
d) Realice una descripción de las políticas para la remuneración de los miembros de los comités de apoyo.
e) Si la entidad ha dispuesto voluntariamente una política interna sobre rotación, realice una descripción de las políticas sobre rotación de los miembros de los comités de apoyo.
f) Realice una descripción de las políticas aprobadas por la entidad mediante las cuales los miembros de los comités de apoyo se ven obligados a abstenerse a votar o participar en las reuniones del comité, o inclusive a dimitir de su nombramiento.
g) Indique la cantidad de sesiones que realizó cada comité de apoyo durante el periodo.

IV. Operaciones vinculadas
a) Detalle las operaciones relevantes que supongan una transferencia de recursos u obligaciones entre la entidad y los miembros de Junta Directiva u órgano equivalente de alguna de las entidades del grupo o conglomerado, incluyendo la controladora. Revele al menos:

i. Nombre del director.
ii. Tipo de operación.
iii. Moneda y monto de la operación.

b) Detalle las operaciones relevantes que supongan una transferencia de recursos u obligaciones entre la entidad y otras empresas de su grupo vinculado. Revele al menos:

i. Nombre de la entidad.
ii. Tipo de operación.
iii. Moneda y monto de la operación.

c) En el caso de emisores de valores accionarios, detalle las operaciones relevantes que supongan una transferencia de recursos u obligaciones entre la entidad y los accionistas con influencia significativa de la entidad. Revele al menos:

i. Nombre del accionista con influencia significativa.
ii. Tipo de operación.
iii. Moneda y monto de la operación.

Las operaciones relevantes que se incluyen en este apartado se refieren a aquellas operaciones cuyo monto sea igual o supere el cinco por ciento (5%) del total del patrimonio a la fecha de cierre del periodo, si se trata de partidas relacionadas con activos o pasivos, o del diez por ciento (10%) de total de ingresos de los resultados acumulados del periodo, si se trata de partidas relacionadas con ingresos o gastos.

V. Auditoría externa

a) Nombre de la firma de auditoría externa contratada para la auditoría de los estados financieros del periodo.
b) Indique el número de años que la firma de auditoría externa lleva de forma ininterrumpida realizando la auditoría de los estados financieros de la entidad y/o su grupo.
c) Indique si la firma de auditoría externa realiza o ha realizado en el periodo otros trabajos para la entidad y/o su grupo, distintos de los servicios de auditoría.
d) Indique, si los hubiera, los mecanismos establecidos por la entidad para preservar la independencia del auditor externo.

VI. Estructura de propiedad

  1. Indique los miembros de Junta Directiva u órgano equivalente, gerente general o miembros de comités de apoyo que posean participación accionaria, directa o indirecta, en el capital social de la entidad:

 

Nombre y número de identificación

Cargo

Número de acciones directas

Número de acciones indirectas

% Total sobre el capital social

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Indique los movimientos en la estructura accionaria que fueran realizados por los miembros de Junta Directiva u órgano equivalente, gerente general o miembros de comités de apoyo, en su calidad de accionistas, durante el periodo:

 

Nombre y número de identificación del accionista

Fecha de operación

Número de acciones

Descripción de la operación

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. En el caso de entidades que se encuentren autorizadas para realizar oferta pública de acciones en el mercado costarricense:

 

1. Indique los accionistas que posean influencia significativa de la entidad, según el siguiente detalle:

Nombre y número de identificación del accionista

Número de acciones directas

Número de acciones indirectas

% Total sobre el capital social

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Identifique los programas de recompra de acciones comunes de la propia entidad que se hayan ejecutado en el periodo. Al menos debe revelarse la siguiente información:

i. Fecha de inicio del programa
ii. Monto o número de acciones que planea adquirir.
iii. Tipo de recompra (a través de bolsa, mediante subasta o a un socio estratégico)
iv. Plazo del programa
v. Puesto de bolsa designado para su ejecución
vi. Saldo recomprado en el periodo (monto o número de acciones)
vii. Saldo recomprado acumulado (monto o número de acciones)
viii. Informar si planea vender las acciones recompradas, así como las condiciones en que lo haría.

 

 

 

 

VII. Preparación del informe

a) Fecha y número de sesión en que se haya aprobado el informe anual de gobierno corporativo por parte de la Junta Directiva u órgano equivalente.
b) Nombre de los miembros de Junta Directiva u órgano equivalente que hayan votado en contra o se hayan abstenido en relación con la aprobación del informe anual de gobierno corporativo.

 

ANEXO 2

CONTENIDO MÍNIMO DE LA DECLARACIÓN JURADA FIRMADA POR EL PRESIDENTE DE JUNTA DIRECTIVA U ÓRGANO EQUIVALENTE

(PERSONA RESPONSABLE), a partir de un proceso de debida diligencia en relación con la información financiera de (NOMBRE DE LA ENTIDAD) y sus sistemas de control interno para el periodo que termina el (FECHA) declaro bajo fe de juramento que:

  1. Hasta donde tengo conocimiento los estados financieros de (NOMBRE DE LA ENTIDAD) no contienen ninguna aseveración falsa de un hecho material ni omiten incorporar un hecho material necesario para que las declaraciones realizadas no resulten engañosas.
  2. Hasta donde tengo conocimiento los estados financieros y cualquier otra información financiera complementaria adjunta a esta declaración presentan razonablemente en todos los aspectos materiales la situación financiera de (NOMBRE DE LA ENTIDAD) así como el resultado de sus operaciones para el periodo que termina el (FECHA).
  3. (NOMBRE DE LA ENTIDAD) ha establecido y mantenido los controles y procedimientos efectivos y eficientes que aseguren que la información material relacionada con la entidad y sus subsidiarias consolidadas. Asimismo ha procurado contar con el personal idóneo y capacitado para manejar el control interno.
  4. Se ha velado para que el Comité de Auditoría se reúna periódicamente, se lleven minutas de las reuniones y reporte con prontitud a la Junta Directiva. Asimismo han revisado y aprobado los estados financieros mensuales de la entidad.
  5. Se ha procurado la existencia de una auditoría interna con independencia de criterio.
  6. De acuerdo con lo informado por el Comité de Auditoría, se ha verificado el cumplimiento de los requisitos de independencia, experiencia e idoneidad establecidos en el Capítulo II del “Reglamento de Auditores Externos aplicable a los sujetos fiscalizados por la SUGEF, SUGEVAL, SUPEN y SUGESE”.
  7. He recibido y entendido toda la información significativa que me ha suministrado el Gerente General y el Comité de Auditoría respecto a:

 

i. Todas las deficiencias significativas en el diseño u operación de los controles internos, los cuales pueden tener un efecto adverso para la habilidad de la entidad de recopilar, procesar, seleccionar y reportar la información financiera.
ii. La existencia de cualquier tipo de fraude que envuelva a gerentes u otros empleados que desempeñen un rol significativo en el control interno de la entidad.
iii. Los cambios significativos en el control interno o en otros factores que afectaron materialmente el control interno con posterioridad a la fecha de corte de la información financiera, incluyendo cualquier acción correctiva en este mismo sentido.

Es todo. Al ser las quince horas, del día tres del mes de noviembre del año 2009.

ANEXO 3
CONTENIDO MÍNIMO DE LA DECLARACIÓN JURADA FIRMADA POR EL GERENTE GENERAL

(PERSONA RESPONSABLE), a partir de un proceso de debida diligencia en relación con la información financiera de (NOMBRE DE LA ENTIDAD) y sus sistemas de control interno para el periodo que termina el (FECHA) declaro bajo fe de juramento que:

  1. Los estados financieros de (NOMBRE DE LA ENTIDAD) no contienen ninguna aseveración falsa de un hecho material ni omiten incorporar un hecho material necesario para que las declaraciones realizadas no resulten engañosas.
  2. Los estados financieros y cualquier otra información financiera complementaria adjunta a esta declaración presentan razonablemente en todos los aspectos materiales la situación financiera de (NOMBRE DE LA ENTIDAD) así como el resultado de sus operaciones para el periodo que termina el (FECHA).
  3. (NOMBRE DE LA ENTIDAD) ha establecido y mantenido los controles y procedimientos efectivos y eficientes que aseguren que la información material relacionada con la entidad y sus subsidiarias consolidadas. Asimismo ha procurado contar con el personal idóneo y capacitado para manejar el control interno.
  4. Se ha verificado el cumplimiento de los requisitos de independencia, experiencia e idoneidad establecidos en el Capítulo II del “Reglamento de Auditores Externos aplicable a los sujetos fiscalizados por la SUGEF, SUGEVAL, SUPEN y SUGESE”.
  5. Se ha revelado al Comité de Auditoría, a la Junta Directiva u órgano equivalente y a los auditores externos lo siguiente:

i. Todas las deficiencias significativas en el diseño u operación de los controles internos, los cuales pueden tener un efecto adverso para la habilidad de la entidad de recopilar, procesar, seleccionar y reportar la información financiera.
ii. La existencia de cualquier tipo de fraude que envuelva gerentes u otros empleados que tienen un rol significativo en el control interno de la entidad.
iii. Los cambios significativos en el control interno o en otros factores que afectaron materialmente el control interno con posterioridad a la fecha de corte de la información financiera, incluyendo cualquier acción correctiva en este mismo sentido.

Es todo. Al ser las quince horas, del día tres del mes de noviembre del año 2009.